ORDEM DE SERVIÇO Nº 53, DE 27 DE JUNHO DE 2013

Dispõe sobre os procedimentos para envio de documentos em suporte físico inseridos no SEI.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA TERCEIRA REGIÃO, no uso das atribuições regimentais,

CONSIDERANDO o disposto no caput do art. 7º da Resolução nº 23, de 19/9/2008, do Conselho da Justiça Federal, que considera documento institucional todo aquele gerado ou recebido pela Justiça Federal no exercício das suas funções, independentemente da forma ou do suporte em que foi produzido;

CONSIDERANDO o disposto na Portaria nº 8.465, de 23/1/2013, da Diretoria-Geral desta Corte, que estabeleceu o calendário de implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) neste Tribunal;

CONSIDERANDO a deliberação da Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental (CPAGD) deste Tribunal, processo SEI nº 0005374-77.2013.4.03.8000, que aprovou proposta de classificação de guarda permanente para os documentos institucionais administrativos gerados ou recebidos em suporte físico referentes ao período de 28/11/2012 a 31/12/2014 que forem digitalizados para inserção e prosseguimento no SEI, excetuados alguns documentos da Secretaria de Gestão de Pessoas-SEGE;

CONSIDERANDO a necessidade de padronização dos procedimentos de envio dos documentos para guarda permanente,

R E S O L V E:

Art. 1º Os documentos institucionais administrativos gerados ou recebidos em suporte físico neste Tribunal no período de 28/11/2012 a 31/12/2014, classificados como de "guarda permanente", após digitalização e inserção no SEI, poderão ser encaminhados, de imediato, à Divisão de Arquivo e Gestão Documental (DAGE). (redação alterada pela OS PRES nº 63/2014)

Art. 1º Os documentos institucionais administrativos, gerados ou recebidos em suporte físico no Tribunal, no período de 28 de novembro de 2012 a 31 de dezembro de 2015, classificados como de "guarda permanente", após digitalização e inserção no SEI, poderão ser encaminhados, de imediato, à Divisão de Arquivo e Gestão Documental (DAGE). (redação alterada pela OS PRES nº 8/2017)

Art. 1º Os documentos institucionais administrativos, gerados ou recebidos em suporte físico no Tribunal, no período de 28 de novembro de 2012 a 31 de dezembro de 2018, classificados como de "guarda permanente", após digitalização e inserção no SEI, poderão ser encaminhados, de imediato, à Divisão de Arquivo e Gestão Documental (DAGE). (redação alterada pela OS PRES nº 3/2018)

Art. 1º Os documentos institucionais administrativos, gerados ou recebidos em suporte físico no Tribunal, no período de 28 de novembro de 2012 a 31 de dezembro de 2019, classificados como de "guarda permanente", após digitalização e inserção no SEI, poderão ser encaminhados, de imediato, à Divisão de Arquivo e Gestão Documental (DAGE). Da mesma maneira, serão classificados como de Guarda Permanente, os processos eletrônicos tramitados até 31 de dezembro de 2019, a fim de se garantir a segurança das informações constantes no Sistema Eletrônico de Informações - SEI.

§1º Não se sujeitam à guarda permanente, conforme deliberação da Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental (CPAGD), os documentos relacionados no Anexo desta Ordem de Serviço, que continuarão seguindo a temporalidade prevista nas tabelas PCTT-CJF e PCTTDA-CNJ.

§2º O Anexo de que trata o parágrafo anterior poderá ser alterado por ato da Diretoria-Geral.

§3º Os documentos produzidos em meio físico anteriormente ao período especificado no caput, e que tenham sido digitalizados e inseridos no SEI para prosseguimento em meio digital, serão classificados, para efeito de eliminação ou recolhimento ao Arquivo Geral, de acordo com o PCTT -  Plano de Classificação  e Tabela de Temporalidade. (redação incluída pela OS PRES nº 1/2016)

Art. 2º Os documentos encaminhados à DAGE deverão conter na parte superior direita, registrado a lápis, as iniciais "SEI", seguidas do número gerado pelo sistema.

§ 1º Os documentos referidos no caput deverão ser acompanhados do formulário Remessa de Documentos Digitalizados para Arquivo, devidamente preenchido pela área remetente.

§ 2º Os documentos deverão ser acondicionados em caixa-arquivo padrão, de modo que seu conteúdo não exceda à capacidade de armazenamento, devendo ser lacrada com fita adesiva incolor.

§ 3º Não há quantidade mínima de documentos a ser acondicionada dentro das caixas de arquivo.

§ 4º Antes do envio de documentos, as áreas devem contatar a DAGE (DAGE@trf3.jus.br, ramais 1880 e 1881), sendo priorizadas as áreas que abrigam volume maior de documentos, em razão da limitação de espaço de que estas dispõem.

Art. 3º Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria-Geral.

Art. 4º Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

Publique-se. Registre-se. Cumpra-se. 

NEWTON DE LUCCA

Presidente 

Disponibilizada no Diário Eletrônico da Justiça Federal da 3ª Região em 1º/07/2013, Caderno Administrativo, pág. 3 e 4.

Publicada em 02/07/2013.

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ANEXO

ORDEM DE SERVIÇO Nº 53, DE 27 DE JUNHO DE 2013

Disponibilizada no Diário Eletrônico da Justiça Federal da 3ª Região em 1º/07/2013, Caderno Administrativo, pág. 3 e 4.

Publicada em 02/07/2013.

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RETIFICAÇÃO DE PUBLICAÇÃO

No art. 2º da Ordem de Serviço nº 53, de 27 de junho de 2013, da Presidência do Tribunal Regional Federal da Terceira Região, disponibilizada em 1º/7/2013 no Diário Eletrônico da 3ª Região, que dispõe sobre os procedimentos para envio de documentos em suporte físico inseridos no SEI,

ONDE SE LÊ:

"Art. 2º Os documentos encaminhados à DAGE deverão conter na parte superior direita, registrado a lápis, as iniciais "SEI", seguidas do número do processo gerado pelo sistema."

LEIA-SE:

"Art. 2º Os documentos encaminhados à DAGE deverão conter na parte superior direita, registrado a lápis, as iniciais "SEI", seguidas do número gerado pelo sistema."

Publique-se. Registre-se. Cumpra-se.

NEWTON DE LUCCA

Presidente

Disponibilizada no Diário Eletrônico da Justiça Federal da 3ª Região em 19/08/2013, Caderno Administrativo, página 2.

Publicada em 20/08/2013.